Hoppa till sidans innehåll

Arbetet är i full gång

2017-02-03 09:39
Arbetet med att samla in underlag för att kunna bygga det nya systemet är i full gång. I det här inlägget tänker jag beskriva hur arbetsgruppen* arbetar just nu.
  • Uppdaterad: 2017-02-24 13:47

Halvvägs i den första fasen - kravinsamling
I december och under januari har vi genomfört de tre första workshopträffarna med arbetsgruppen. Vi har även träffat verksamhetscheferna samt genomfört ett antal personliga intervjuer. Den första fasen förväntas att vara klar i mitten av februari. Målet är att då skicka ut skisser över de önskade funktioner som framkommit såhär långt så att flera kan tycka till.

Ämnena vi har jobbat med är:

  • Processen med förankring fick den första gruppen ge synpunkter på och förbättringar gjordes där.
  • Vilka roller ska vi beskriva och utgå ifrån i arbetet. Exempel är: kassör, aktivitetsledare, lagledare och utövare.
  • Bli medlem första gången. Hur ser det flödet ut. Här finns även en klickbar prototyp som kan köras i en mobiltelefon.
  • Betalningsflöden. Vilka använder föreningarna idag. Vi konstaterade att vår egen fantasi var rätt dålig. Ett av tre rätt hade vi innan denna träff.
  • Skapa, redigera och ställ in aktivitet. Det viktigaste i Korpen, aktiviteterna. Vi hade förberett oss mycket inför denna workshop men konstaterade även där att hela bilden kommer först när flera är med och när olika föreningar pratar med varandra.
  • Bjuda och kalla till aktiviteter. Det finns en senare workshops som helt och hållet kommer handla om kommunikation. Allt kommunicerar som bekant och allt runt aktiviteter är inget undantag. Här finns en del arbete kvar att göra som knyts ihop i sista workshopen.
  • Rapportering av närvaro och resultat. Underlag för flera intressenter som: LOK-stöd, externa system som sätter strukturer (t.ex. Profixio för seriespel och gruppträning), kommunala system (ANP mfl) ekonomisk uppföljning. 
  • Varje grupp har haft möjlighet att komma med en önskelista. Innan jul sa vi. - Om jultomten kommer nästa år. Vad ska tomten ha med sig i säcken?

Workshop
Vi har haft några mycket givande workshops med representanter från flera föreningar från olika håll i landet. Det är spännande och inspirerande att höra om föreningarnas utmaningar och hur man löser dem idag. Man kan lätt konstatera att det går åt ganska mycket tid för att administrera sina olika system för att sköta sin verksamhet.

Varför?
Målet med kravinsamlingen är att det ska resultera i ett kravdokument för upphandling av det nya systemet. För att upphandlingen och utförandet ska få bästa möjliga chans att lyckas så behöver underlaget vara genomarbetat och bra. Underlaget kommer att bestå av förklaring över personer i olika roller (personas), skisser (wireframes), prototyp (skisser som ser ut som systemet kan komma att se ut) samt ett antal userstories. En userstory är ett sätt att beskriva en utmaning och ett önskat resultat. Till exempel:
1. Som användare vill jag enkelt hitta och välja en aktivitet att anmäla mig till.
2. Som förening vill vi kunna ta betalt för aktivitets- och medlemsavgift samt ges möjlighet till att informera om föreningen, medlemskapet och våra andra aktiviteter.

Upplägg
Så här kan en skiss se ut som vi tar med oss in i mötet, just i det här fallet rör det hur man som administratör, funktionär, lagledare eller för den delen medlem kan skapa och bjuda in till en aktivitet:

 

För just den här skissen samlade vi in följande synpunkter:

 Några av synpunkterna i klartext:

  • Kunna välja vilka man ska kalla i en grupp eller om aktiviteten ska vara öppen för alla som angett att de är intresserade av just den här typen av aktiviteter.
  • Koppla mot egen kalender.
  • Skicka med kontaktuppgifter till den som skapade aktiviteten i utskicket.
  • Kunna göra ett mer noggrant urval av personer att bjuda in.

Vilket vi med oss i kommande steg i processen där vi uppdaterar den ursprungliga skissen.

Önskelista – resultat av workshops

Vi tar några axplock av de idéer och krav som hittills uppkommit under våra workshops:

  • Modernisera styrelsearbetet. Lite och ofta när jag kan. 
  • Valbar kommunikation. Kunna göra urval till vilka jag vill kommunicera med. Kunna som mottagare välja hur jag vill ta emot min kommunikation. Vad - hur - när.
  • Reservlista till aktivitet (pass). Spelarbank för att hitta reserver till lag.
  • Möjliggör och uppmuntra till spontan-aktiviteter för alla medlemmar. Alla kan vara ledare. 
  • Pepp och puttning när du genomför eller inte genomför dina aktiviteter. Ett moment av gamification för att uppmuntra till att röra på sig mer.
  • Gruppkommunikation anpassat för de aktiviter som genomförs.

I korta drag strävar vi efter att införa: Ett enkelt system som hanterar medlemmar och kommunikation på ett ställe. Där det ska finnas möjligheter till statistik och urval och ett samlat grepp kring hela kommunikationen i föreningen. På aktivitetsidan ska man kunna skapa, söka och anmäla sig till spontana aktiviteter. För att systemet ska bli använt behöver alltid enkelhet och aktiviteter finnas i centrum.

Vidare arbete
Några workshops kvarstår och vi kommer sedan att djupdyka vidare i några detaljer för att i nästa steg ta fram prototyper som fler får möjlighet att ha synpunkter på.

Vi vill gärna ha dina synpunkter både löpande och när det väl är dags att testa prototyperna!

Fakta om projektet

Förutom Fokus Korpen och i beslutet kring nytt IT-system finns ett antal krav och en hel del önskemål från organisationen. I korthet går de ut på att:

  1. Hantera medlemsavgiften. Det är som begrepp både föreningsavgift och den centrala Korpen avgiften (50 kr).
  2. Hantera aktivitetsavgifter. För både individuella och lag aktiviteter.
  3. Ekonomisk rapport. Underlättar för kassören i föreningen att göra uppföljning på medlemsavgift. 

/Mårten

* Deltagarna består av representanter från olika föreningar och olika personer deltar under olika möten. Känner du att du vill vara med, eller har tips om någon person som du tycker ska vara med så tar jag tacksamt emot förslag. I nästa workskhop kommer vi att fokusera kring kommunikation och därefter kommer vi ha en eller två tillfällen till.

Skribent: Simon Ruuth
Epost: Adressen Gömd

Postadress:
Korpen Svenska Motionsidrottförbundet
Idrottens hus, Box 11016
100 61 Stockholm

Besöksadress:
Skansbrogatan 7
100 61 Stockholm

Kontakt:
Tel: 08-6996400
E-post: This is a mailto link

Se all info