Hoppa till sidans innehåll

Frågor och svar om systemet

30 NOV 2017 10:16
Frågor som dykt upp under arbetsprocessens gång har vi här försökt sammanställa, och svara på, i form av frågor & svar. Jag tänker att det här inlägget kan fyllas på med fler frågor och svar varefter.
  • Uppdaterad: 05 DEC 2017 15:28

Saknar du svar på någon fråga så skriv den som en kommentar nedan eller maila till This is a mailto link

Vi har i dag ingen fakturering. Vad behöver vi göra/ behöver vi göra något för att detta ska vara möjligt för oss eller ” ingår ” det i systemet ?

Fakturering via e-post med tillhörande ekonomifunktionalitet finns och ingår i systemet.

Hur kopplar vi ihop KIT med vårt bokföringsprogram?

I KIT finns ett så kallat sidoordnat bokföringsprogram. Det innebär att alla händelser som sker i systemet även bokförs i systemet. Underlaget lagras sedan digitalt så att inget behövs skrivas ut. Summeringen exporteras sedan enkelt med en så kallad sie-fil och dagsjournal till huvudbokföringen. Sie-filen kan importeras till alla större bokföringsprogram.

Hur går överföringen av 50-kronan till?

Föreningen får alla intäkter till sitt konto. Debiteringen av 50-kronan sköts automatiskt till ett gemensamt konto för försäkrings- och systemadministrativa kostnader.

Hur kommer uppdelningen av fakturor för lagmedlemmar att fungera och vem har betalningsansvaret vid delad faktura? Hur hanterar man lag som har många byten av lagmedlemmar? Vad händer med en uppdelad faktura då?

Föreningen kan själva välja om en lagledare ska få möjligheten att dela en faktura med sina lagkompisar eller inte. Lagledaren väljer sedan i sin tur om hen vill dela fakturan med sina lagkompisar. Viktigt att lägga på minnet är att lagledaren alltid har betalningsansvaret för aktivitetsavgiften. Det är även lagledarens ansvar att bjuda in sina lagkompisar för att registrera sig själva i systemet med korrekta uppgifter. På så sätt säkerställer vi att de blir medlemmar, är försäkrade och kan delta i en eller flera av föreningens aktiviteter.

Kan föreningen ställa in så att återkommande aktiviteter raderas automatiskt under till exempel sportlov?

Nej det är i nuläget inte möjligt! Men däremot kan föreningen manuellt plocka bort enskilda aktiviteter ur en serie återkommande aktiviteter.

Vår förening har bjudit på medlemskap till funktionärer, instruktörer och styrelse. Kommer vi kunna fortsätta med det?

Varje medlem som är registrerad i systemet kostar 50 kr. Viktigt att komma ihåg är att i dessa 50 kr så inkluderas en försäkring à 19 kr och en administrativ avgift för det gemensamma systemet à 31 kr.

Kolla med er kommun att det är ok med 0 kr i medlemsavgift, då det i systemet går utmärkt att göra en sådan inställning.

Vår förening har en IOL-hemsida och betalar för ett eget domännamn. Kan vi sluta med det?

Ja, om ni vill kan ni sluta med det då vi kommer skapa en sida per förening på korpen.se som innehåller föreningens aktiviteter, kontaktuppgifter mm hämtade direkt från KIT. Denna sida kan användas som hemsida om föreningen så önskar. Det är helt upp till varje förening – ni bestämmer! Naturligtvis går det även bra att behålla IdrottOnline-hemsidan. Väljer en förening att behålla sin egen hemsida kommer denna länkas till från korpen.se.

Hur ska instruktörerna kunna se vilka som betalat om ledaren inte har en smarttelefon? Måste föreningen fortsätta skriva ut listor till instruktörerna så att dem kan markera att medlemmen betalat?

Man behöver inte en smarttelefon för att kunna se vilka som betalat då man även kan se det i systemet via datorn. I systemet kan ledaren också se vilka som är anmälda till respektive aktivitet. Det är inget måste med att fortsätta skriva ut listor men en funktion för detta finns om man vill fortsätta administrera på det sättet. Anmälningar kan ske antingen genom gruppbokning eller genom enskilda anmälningar.

Vår förening har ett plusgirokonto där medlemmen skriver om betalningen avser medlemsavgift eller aktivitetsavgift. Måste medlemmarna betala in avgifterna till olika konton när systemet är igång?

Nej, medlemmen behöver inte betala in till olika konton då systemet hanterar konteringen. Föreningen skapar sina aktiviteter i systemet och anger vad de ska kosta. Medlemmen faktureras sedan per automatik för de aktiviteter hen anmäler sig till.

Flera av våra medlemmar betalar avgifterna via postgiroblankett. Hur ska de göra nästa år?

Om föreningen vill fortsätta med att medlemmen betalar via en postgiroblankett är detta fullt möjligt då föreningen själva väljer vilka betalsätt som medlemmarna ska kunna använda. Systemet öppnar upp nya modernare betalningsmöjligheter om föreningen önskar använda sig av det.

Hur kommer det fungera för medlemmar som köper terminskort till en aktivitet där bokning inte behövs?

I systemet kan föreningen lägga upp till exempel terminskort och klippkort som medlemmarna köper en gång. Medlemmen betalar då en medlems- och aktivitetsavgift. Föreningen kan sedan skapa en grupp som innehåller de medlemmar som anmält sig till en viss aktivitet. Dessa personer behöver inte boka upp sig på aktiviteten, men kan prickas av efter sitt deltagande. Detta för att ha koll på statistik och generera rapporter för aktivitetsbidrag.

Vår förening använder Swish. Kan våra medlemmar fortsätta använda det?

Ja, föreningen väljer själv vilka betalsätt som medlemmarna ska kunna använda.

Hur gör vi med registreringen av personer som inte har fullständigt personnummer? Och kan en medlem betala avgiften för en annan medlem?

Även personer med ofullständigt personnummer kan registrera sig i systemet då födelsedatum räcker. Enkelt förklarat kan alla personer registrera sig i systemet. En medlem kan betala avgiften för en annan medlem då en faktura till exempel kan betalas av någon annan än medlemmen själv. Föreningen väljer själv vilka betalsätt som medlemmarna ska kunna använda.

När har Zoezi support? Hur når man Zoezi (telefon, e-post)?

Föreningsadministratören i respektive förening kan nå Zoezi via telefon och e-post under kontorstid. Information om detta hittar ni på deras hemsida https://gymsystem.se/

Måste alla föreningar börja använda systemet 1 januari 2018 eller kan en förening gå in senare?

Nej föreningen måste inte börja använda systemet vid årsskiftet, men systemet är tillgängligt från och med den 1 januari 2018. Föreningen väljer själv vilken tidpunkt under 2018 man vill gå in i systemet.

Finns autogiro i KIT och hur fungerar det?

Ja, autogiro finns i KIT och går därmed hur bra som helst att använda. Som förening behöver man dock kontakta sin bank och meddela att systemleverantören Zoezi är servicebyrå. Det kan ibland vara lite krångligt att få till det med banken, men Zoezi är behjälpliga om det behövs.

Hur gör vi med medlemmar som redan har betalat medlemsavgift för 2018? Hur ska dessa registrera sig?

Det går att lösa då det finns ett medlemskap som heter Medlemskap 2018, förbetald. Föreningen kan tilldela detta medlemskap manuellt för de personer som redan betalat för 2018. Medlemskapet gäller då hela 2018. Förening blir debiterad 50-kronan även för de medlemmar som tilldelas den här typen av medlemskap.

Var/på vilken nivå kan föreningen ställa in att faktura så gå att dela? ”per lag eller per serie?”

I dagsläget är det så att valet om fakturan ska gå att dela är en behörighet som föreningen sätter på varje lagledare. 

Annan person vill ge bort medlemskap och träningsavgift (ex. julklapp). Kommer det att gå bra nästa år?

Ja det kommer gå bra! I systemet kommer det gå att köpa ett presentkort som sedan kan användas som betalmedel för medlemskap eller aktiviteter. Dock behöver personen själv registrera sig i systemet för att lämna sina kontaktuppgifter och lämna sitt medgivande till att uppgifterna sparas och behandlas.

Äldre frågor

Hur mycket förenklar detta system vår administration och på vilket sätt?

Genom att skapa egna sidor för Korpens föreningar och medlemmar förenklas administrationen. Som personlig medlem i Korpen har du tillgång till kalender, boka och betala aktiviteter och uppdatera dina uppgifter. Som korpförening (gäller även övriga föreningar som är med i Korpen) kan du lättare kommunicera med dina medlemmar, LOK-stödsrapportera och söka idrottslyftsmedel med mera.

Vi har många i vår förening som inte har dator – hur ska vi lösa det?

Det går att lösa. Vi tänker att systemet kommer att avlasta föreningarna genom att medlemmen själv sköter det mesta av arbetet. Precis som de flesta idag sköter sina bankärenden online. Detta minskar föreningens medlemsadministration i stort och då har man möjligtvis lite mer tid över att hjälpa de som inte har tillgång till internet. Vi ser i SSIs (www.soi2016.se) undersökning att 93% av alla svenskar har tillgång till Internet (2016) och det är en siffra som ökar år för år.

Vem kommer att styra medlemskommunikationen?

Först och främst medlemmen utifrån vad för information hen önskar. Fokuset ligger fortfarande kvar på att stärka den lokala närvaron, det gäller även i fortsättningen. Det som är nytt är att medlemmen om hen så önskar kan få information om mer aktiviteter inom Korpen, till exempel Cuper, öppna arrangemang och träningsresor som arrangeras i Korpens regi.

Nu står det medlemshantering? Detta skulle ju inte vara ett nationellt medlemskap?

Det stämmer! Nätverk Korpen är vår gemensamma digitala satsning som samlar all medlemsinformation (avgiftsadministration, medlemsuppgifter och medlems-kommunikation) på ett ställe (beslut representantskapet 2016). Den nya plattformen ägs och utvecklas av oss tillsammans i Korpen och ska vara ska vara på plats 2018.

Våra medlemmar kommer inte vilja vara med om de själva måste gå in och registrera sig? De vill att vi på föreningen bara talar om för dem vad de ska betala.

Föreningen avgör själv om de vill låta sina medlemmar nyttja systemet eller om man själv vill lägga tid på att göra det åt sina medlemmar. Systemet är dock tänkt som en möjlighet för föreningen att kunna lägga mindre tid på den sortens administration och mer tid på annat som exempelvis verksamhetsutveckling.

Skribent: Camilla Waltin
Epost: This is a mailto link

Postadress:
Korpen Svenska Motionsidrottförbundet
Idrottens hus, Box 11016
100 61 Stockholm

Besöksadress:
Skansbrogatan 7
100 61 Stockholm

Kontakt:
Tel: 08-6996450
E-post: This is a mailto link

Se all info