Hoppa till sidans innehåll

Möte med en föreningsstyrelse

2017-01-30 13:31
Den gångna helgen fick jag äran att besöka Korpen Stockholms styrelsemöte. En perfekt möjlighet att mötas och för att informera om projektet samt att samla in deras förväntningar och krav på det nya systemet.
  • Uppdaterad: 2017-02-24 13:47

Styrelsemöte Korpen Stockholm

Styrelsen hade ett mäktigt heldagsschema på agendan och jag fick vara först ut. Perfekt med morgonpigga skarpa hjärnor. En timma var avsatt för min del av mötet.

Det är alltid svårt att tankemässigt backa bandet, för vi är ju i full gång med projektet, men jag letade fram en äldre presentation som jag putsade upp en aning för att mötesdeltagarna skulle kunna hoppa på från steg 1 i projektet.

Mål och syfte

Syftet med deltagande på det här mötet var att informera om projektet Nätverk Korpen med fokus kring KIT.
Målet var att skapa en ökad förståelse för innebörden av projektet samt att inhämta Korpen Stockholms styrelses övergripande förväntningar och krav på systemet.

Mötet

Patrice hälsade välkomna och underströk hur viktigt det här projektet är för Korpen Stockholm i allmänhet och Korpen som organisation i synnerhet. Patrice och hennes medarbetare tillåts därför avsätta ganska mycket arbetstid för att delta i möten, workshops och träffar kring projektet.

Jag föredrog därefter min presentation och det uppstod några bra samtal, bland annat pratade vi om hur man tar in sina medlemsavgifter idag och vilka möjligheter som kommer att ges framöver. Idag tar man exempelvis in en aktivitetsavgift för ett lag att delta i seriespel. Den summan inkluderar medlemskap. Man arbetar så eftersom det sparar administrativ tid och kostnader jämfört med att skicka separata fakturor till varje medlem. Baksidan av det är dock att lagledaren behöver ligga ute med pengar samt ansvara för att samla in pengar och kontaktuppgifter från sina lagmedlemmar. Kanske inte den enklaste av uppgifter…

Dessutom klargörs inte för respektive spelare att de faktiskt är medlemmar och har en möjlighet att påverka!

Att kontaktuppgifterna avseende telefonnummer och mejladress till respektive person är korrekta har man idag ingen möjlighet att kontrollera. Kommer dessutom inte korrekta personuppgifter in till föreningen så kan medlemmen inte försäkras, vilket föreningen är skyldig att göra.

Vi försöker nu skapa  ett stöd genom att föreningarna i det nya systemet ska kunna ställa fakturor till varje person samt med möjlighet att dela upp fakturaposterna så att det klart och tydligt framgår vad man betalar för. Dessutom har vi som mål att det ska det bli enkelt för medlemmarna att sköta sina betalningar!

 

Korpens Stockholms styrelses input

Jag ställde frågan:

Om ni får lämna tre medskick om viktiga funktioner i nya systemet, vad skulle det vara?

 

Styrelsens medskick kan delas in i fyra olika delar där det nya systemet måste vara:

Modernt ...snyggt, stabilt och användarvänligt

Funktionellt ...byggt för att kunna ta ut statistik, registrering av deltagare vid aktivitet, hantera bidragsansökningar (LOK)

Kommunikativt och ekonomiskt ...medge kommunikationsvägar både till grupper och den individuella medlemmen

Flexibelt ...lätt att förändra i framtiden samt ha bra möjligheter till integration mot andra system

Man önskar även att systemet ska kunna hantera arvoden för domare, ledare, funktionärer och externa intressenter samt att det ska hantera schemaläggning av ledare och domare.

 

Summering av mötet

När min del av mötet var klart kunde jag konstatera att det hade tagit en och en halv timma. Jag är tacksam att styrelsen kunde avvara den tiden och jag hoppas att det var lika givande för dem som det var för mig och för det fortsatta arbetet i projektet. Tack för att jag fick komma och träffa er!

Är det så att din styrelse vill ha en liknande dragning? Tveka inte att höra av dig till mig!

/Mårten

Skribent: Simon Ruuth
Epost: Adressen Gömd

Postadress:
Korpen Svenska Motionsidrottförbundet
Idrottens hus, Box 11016
100 61 Stockholm

Besöksadress:
Skansbrogatan 7
100 61 Stockholm

Kontakt:
Tel: 08-6996450
E-post: This is a mailto link

Se all info